Entre las mejores cosas que te da el emprender y armar tu negocio propio, está el hecho de conocer a personas de todo tipo, con las que puedes compartir ideas, conocimientos y experiencias.
Y en este camino, las reuniones presenciales o las virtuales, tan comunes en el entorno actual, son una herramienta fundamental.
Hoy quiero compartirte algunas claves sobre cómo tener reuniones efectivas, que me han sido muy útiles en mi día a día.
Y es que cuando abordamos este tema nos enfrentamos a dos grandes realidades.
Por una parte, tendremos que reconocer que las reuniones son necesarias para conocernos, para entendernos, para llegar a acuerdos satisfactorios para ambas partes.
Pero también es cierto que, si no están planificadas de manera estratégica, las reuniones se convierten en una constante pérdida de tiempo y productividad.
Entonces, ¿cómo tener reuniones efectivas, precisas, directas y que aporten al desarrollo de tu negocio? Veamos algunas claves.
Reuniones efectivas. 6 Claves para lograrlo
1. ¿La reunión es necesaria?
Esto quizás te parezca una obviedad, pero si lo tomáramos en cuenta nos evitaríamos muchas reuniones que realmente no aportan ningún tipo de productividad a la organización. Antes de pensar en organizar una reunión, pregúntate si realmente es necesaria, si el tema que quieres tratar lo merece.
Quizás con un mensaje o con una llamada telefónica breve se pueda solucionar el tema en cuestión que creíste que necesitaba de organizar una reunión.
2. Establece qué tipo de reunión tendrás
Una vez que has definido sí es necesaria, la siguiente clave sobre cómo tener reuniones efectivas es saber con detalle qué expectativas tienes con ella. Existen muchos tipos de reuniones, de acuerdo a los objetivos de la empresa o el negocio para el momento.
Puedes estar necesitando hacer una reunión en la que comuniques procesos, políticas o planes; un encuentro para alentar y motivar a tu equipo de trabajo; reuniones de toma de decisiones o de establecimiento de acuerdos y compromisos; reuniones para monitorear el desempeño y los avances en un proyecto, entre otros muchos tipos.
Una vez que sabes qué es exactamente lo que quieres lograr con la reunión a la que has convocado, encargarte de comunicarlo con claridad y de invitar solo a aquellas personas que tengan relación directa con las tareas de las que se hablará en ella.
3. La agenda de la reunión
Otro aspecto clave sobre cómo tener reuniones efectivas, que muchas veces pasamos por alto, es la construcción de una agenda, de una estructura.
Si entramos a la sala de reuniones sin claridad en la estructura que seguiremos, probablemente nos perdamos en divagaciones poco concretas, y al final de la jornada tendremos poco entre manos. Habrá sido una pérdida de tiempo.
Lo ideal en este sentido es dividir la reunión en pasos o en etapas, de acuerdo a los objetivos que queramos alcanzar o los temas que queramos desarrollar. Esto te permitirá definir los tiempos para cada etapa, y también preparar el material de apoyo pertinente, en caso de que sea necesario.
4. Motiva al equipo a participar
Si eres tú quien está convocando la reunión, es importante que lleves la dirección sobre la misma, guiando hacia el desarrollo de los temas que has planeado en la agenda. Pero también es vital que le abras un espacio de participación a las personas que has convocado, para que ese encuentro no se transforme en un monólogo.
Una clave vital sobre cómo tener reuniones efectivas, es abrir la posibilidad de diálogo entre todos los participantes. Si están sentados a esa mesa o a esa sala virtual, es porque su presencia allí es importante.
Tómate el tiempo de escuchar sus opiniones y visiones sobre los temas que tratan, de modo que el proceso de llegar a acuerdos se perciba y sea realmente un trabajo en equipo.
5. Cumple con los horarios establecidos
Y entre las claves más importantes sobre cómo tener reuniones efectivas, está el manejo del tiempo.
Seguramente todos hemos estado en una de esas reuniones que se hacen eternas, en las que sabemos la hora a la que entramos, pero no a la que salimos. Realmente, se trata de una pésima estrategia de productividad.
Cada reunión que convoquemos debe tener hora de inicio, estructura y hora de finalización. Esto implica mantenerse concentrados en el tema que se está desarrollando, sin divagar o abrir otras temáticas que no correspondan al momento.
6. Define compromisos y acciones
Y la última de las claves sobre cómo tener reuniones efectivas, es terminar cada encuentro con una serie de compromisos y acciones a ejecutar. De nada sirven las reuniones en las que solo expresamos ideas y opiniones, sin diseñar un plan de acción.
De cada encuentro deben derivarse acciones específicas que comprometan a todos los miembros de la reunión, y que queden perfectamente comprendidas y aceptadas, sin lugar a dudas.
Estas acciones o tareas deben estar dentro del ámbito de acción de las personas a quienes han sido asignadas. Tendrán que ser objetivos a cumplir en un plazo de tiempo definido, y que puedan ser medidos y evaluados.
En definitiva, las reuniones son herramientas fantásticas para comunicarnos y entendernos con el equipo de colaboradores que nos acompaña en nuestro proyecto. Se trata de un espacio de diálogo, de estrategia y planificación que debe ser aprovechado para sacarle el mayor partido posible.
Si sientes que necesitas ayuda con la planificación, la estrategia y la agenda de tus reuniones, contáctame y conversemos sobre las formas en las que puedo ayudarte.
¡Nos vemos en un próximo artículo!
