En el día a día de nuestro negocio, son miles las tareas que requieren nuestro tiempo.
El diseño de servicios, el marketing, los temas administrativos… Son muchos los aspectos en los que debemos dividir nuestra atención, y muchas veces dejamos de lado la documentación de procesos.
Guardar todo en tu mente, supone hacer un gran esfuerzo y desgastar recursos mentales que deberías guardar para ese momento dedicado a tu esencia.
Y es que estamos tan concentrados en asuntos del día a día, que la organización a largo plazo no la vemos como prioridad. La realidad es que esto es un error que se deja sentir en el crecimiento de nuestro negocio y de nosotros mismos.
Hoy quiero hablarte sobre la importancia de documentar tus procesos y liberar tu mente para escalar tu negocio. ¡Vamos a ello!
¿Qué es la documentación de procesos?
Cuando hablamos de documentación de procesos nos referimos a un documento interno de un negocio, en el que se resumen los pasos que es necesario ejecutar para completar una tarea o un proceso en específico.
Párate a pensar. Cuando vas a cocinar ¿Qué es mejor? ¿Guiarte por una receta de cocina o echar mano de tus recursos mentales?
La segunda opción es más rápida, eso seguro, pero nuestro plato tendrá mejores resultados si nos guiamos por la receta, sabiendo exactamente todos los ingredientes y pasos que debemos dar.
Documentar tus procesos hará que tu negocio tenga un sistema predecible y que las cosas se hagan siempre igual, claro está, mejorando cada vez que se implementen.
La documentación de procesos es un sistema vivo que se va adaptando y perfeccionando según se implementa.
Cualquier tipo de negocio se compone por un grupo de procesos interrelacionados
Para comprender su verdadero alcance, es necesario que aprendamos que cualquier tipo de negocio se compone por un grupo de procesos interrelacionados.
Por ejemplo, imagina que tienes una fábrica de joyería artesanal. Todas tus actividades estarán marcadas por procesos.
Desde el diseño de cada pieza, el estudio de su viabilidad, la evaluación y posterior compra de la materia prima necesaria, el proceso de manufactura, el empaquetado, los canales de venta y distribución, las estrategias publicitarias, el servicio de atención al cliente, entre otros aspectos.
Y si te mueves en el ámbito de los servicios, te invito a que imaginemos que manejas, por ejemplo, un servicio online de traducciones. Allí te encontrarás con procesos como los medios de captación de nuevos clientes, los tipos de ofertas que manejas, los contratos sobre los servicios, los alcances de cada uno, los abonos, cobros y facturación, entre otros.
Sea cual sea tu tipo de negocio, si alguna instancia de esos procesos que lo sostienen no funciona, generará problemas, obstáculos y hasta colapsos.
Las empresas suelen tener varios procesos fundamentales que son repetibles, y de cuya operatividad depende su éxito. La documentación de procesos aparece entonces como la herramienta referencial para empleados, colaboradores y cualquier miembro del equipo, para que el proceso pueda seguirse de la manera indicada.
¿Cuál es su objetivo?
Ya hemos dicho que, a escala general, la documentación de procesos en una empresa sirve para registrar los pasos con los que se materializa determinada tarea. Pero a medida que vamos haciendo este registro, también alcanzamos otros objetivos específicos.
Cuando este procedimiento se ejecuta bien, llevando un registro estrecho, se alcanzan objetivos como los siguientes:
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- Detectar y eliminar errores en las tareas.
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- Reducir el tiempo invertido en cada tarea.
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- Disminuir el coste y los recursos asociados a cada movimiento.
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- Mejorar la eficiencia y la calidad en general.
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- Aumentar la satisfacción tanto de los colaboradores como de los clientes.
¿Cómo hacer la documentación de procesos?
Si bien cada empresa puede determinar sus propios métodos de documentación de procesos, hay una serie de pasos generales que seguro te dará luces y te serán de mucha utilidad.
Hacer un listado de las tareas más repetitivas e importantes de tu empresa.
La mejor forma de empezar a documentar un proceso, es en el momento en el que estás haciéndolo. Ahí empieza a volcar cada paso que des, cada tarea que realices por insignificante que parezca.
Cada vez que vuelvas a repetir este proceso, habre el documento que has creado y vuelve sobre tus pasos, así comprobarás si falta algún detalle.
La documentación de procesos te ahorrará energía y tiempo, liberará tu mente.
¿Por qué malgastar energía pensando cómo se hace algo?
¿Por qué no tenerlo todo apuntado y no tener que pensar y gastar esos recursos mentales tan necesarios para otras áreas de tu negocio?
7 pasos para documentar tus procesos y liberar tu mente.
1. Determina el alcance del documento que harás, e identifica el proceso que quieres registrar en él, con los detalles de la tarea.
2. Considera para quién estás haciendo ese documento, si el público a quien lo diriges comprende el tema. En caso de que no, y quieras tenerlo como referencia corporativa ocúpate en hacerlo con un lenguaje claro y preciso.
3. Escribe un título para el proceso, una introducción sobre lo que relatará el documento, e incluye a los involucrados con su cargo y participación en la tarea.
4. Se claro estableciendo los puntos de inicio y cierre del proceso, así como sus límites.
5. Es importante también cuando haces una documentación de procesos, que establezcas lo que produces, los resultados que se obtienen con la tarea que registras, así como los recursos que son necesarios para ello.
6. Crea un gráfico o una herramienta visual que ayude a quien lee el documento a comprender rápidamente los pasos a seguir. Aquí la mejor opción, para mi, son los diagramas de flujo. Un pequeño esquema muy visual con todos los pasos. De una sencilla pasada podrás ver dónde empieza y acaba el proceso.
7. Pon a prueba tu documentación de procesos haciendo que alguien más lea y use el archivo que has hecho. Recuerda también que se trata de un archivo vivo, que está sometido a constantes revisiones y modificaciones.
Como consejo extra, ten presente que la capacidad de síntesis es fundamental para esta clase de trabajos. De nada servirá llenar tu documento de detalles que no aportan al cumplimiento de la tarea en sí. Por el contrario, terminará entorpeciendo o confundiendo. Se claro, breve y específico.
Al hacer la documentación de un proceso, lo primero que tienes que tener en mente, que con él cualquier persona lo pueda hacer y no sea necesaria tu presencia. No vale con que lo entiendas tú, lo tiene que entender cualquier persona para poder realizar esas tareas.
Si piensas que estás en el momento de desarrollo de tu negocio en el que la documentación de procesos podría ahorrarte tiempo y recursos, y sumarte organización, no dudes en contactarme. Trabajemos juntos en la mejor opción para elevar los niveles de eficiencia de tu negocio.
