Estamos acostumbrados a escuchar que en un negocio lo más importante es la publicidad y las ventas. Pero la realidad es que no son pocos los casos en los que, aun vendiendo, una empresa se viene a pique por su desorganización administrativa.
Hoy quiero hablarte de algo sumamente importante, EL BACK OFFICE DE TU NEGOCIO. ¿Qué es y cómo gestionarlo eficazmente?
¿Qué es el Back Office?
El Back office es un término inglés, que si lo traducimos al español, significa literalmente «oficina trasera», esa parte de un negocio donde se cuecen muchas cosas que no todos ven y que, aunque no generan ingresos de forma directa, son imprescindibles para el buen funcionamiento y crecimiento de una empresa.
Esa «oficina trasera» es fundamental para mantener una buena organización y estructura, dando soporte y apoyo a otras áreas de un negocio y que se sin ésta no funcionarían.
En la mayoría de los casos, centramos nuestros esfuerzos en la parte visible de nuestro negocio, el «Front Office», que recoge las actividades comerciales que nos dan a conocer a nuestros clientes y eso está muy bien, ya sabes: «Sin ventas no hay paraíso»
Aunque la importancia de nuestro Back Office es fundamental, no es un área que nos generen ventas en el día a día y, por ello, a veces, la descuidamos. (Sí, a mi también me pasa)
Como emprendedor, pensarás que lo fundamental es concentrar los esfuerzos en la «cara visible», esa que te genera ingresos y ese flujo de caja tan necesario para que tu negocio funcione y es algo muy lógico, pero descuidar el Back Office puede llevarte a que tu negocio se convierta en un completo caos y, al final, esto derivará en otros muchos problemas…
En este sentido, es un conjunto de tareas que si bien no se encuentran dentro de tu área de genialidad y te desvían de tu propósito, pueden ser delegadas en un asistente virtual competente, de modo que como emprendedor puedas seguir concentrándote en lo más importante, sin sacrificar el orden y la gestión de las demás áreas de tu empresa.
¿Qué funciones abarca el Back Office?
Las tareas administrativas
Cada modelo de negocio tiene características y peculiaridades que le distinguen. No será igual gestionar el Back Office de un emprendimiento de joyería que recién nace, que el de una Pyme con una decena de empleados, obviamente.
Sea como fuere, la actividad en general implica que se realicen ciertas tareas administrativas. En el área de Back Office entra todo lo correspondiente a recursos humanos, gestión de personal, clasificación, creación y edición de documentos, actualización de bases de datos, seguimiento de la información enviada a clientes y proveedores, la documentación de procesos, entre otras actividades
La facturación
Otra de las áreas que integra en las funciones del Back Office es la facturación. Que maravilla esta parte, saber que a final de mes, lo primero pagas y lo segundo te pagan.
Dentro de sus funciones encontramos temas como el registro de ingresos y de gastos, la emisión de facturas y el archivo, esa parte tan necesaria para encontrarlo todo cuando te haga falta.
La manera en que esta área sea gestionada va a depender del modelo de negocio, de cuáles sean sus dimensiones, si tiene algún software especializado para estas tareas, entre otros aspectos. Pero sin tener al día esta parte de tu negocio, los trimestres pueden ser un verdadero dolor de cabeza.
Gestión de cobros
Y entre las áreas más importantes en las que tener un servicio de Back Office puede ayudar a tu negocio, está la gestión de cobros.
Muchas veces estamos tan concentrados en producir y en vender nuestros productos o servicios, que simplemente se nos hace difícil poner atención al seguimiento posterior.
Teniendo en tu equipo a una persona que te ayude con las tareas de Back Office, podrás tener al día las finanzas, gestionando oportunamente los cobros e impagos que se pueda generar en la operación diaria.
La gestión de campañas de email marketing
El email marketing es una de las herramientas de uso más común en las empresas en los últimos tiempos. No solo son útiles para acercar a los clientes ofertas comerciales, sino también para ahorrarte tiempo y tener una comunicación efectiva.
El área de Back Office puede ser el soporte ideal para la redacción, la gestión y la tramitación de estos emails, pudiendo clasificarlos según sus tipos, y hacer informes mensuales, ya sabes, ¡lo que no se mide, no se puede mejorar!
La comunicación con los clientes
Y si bien el área de Back Office no se encarga de vender ni de generar operaciones comerciales, si cubre la responsabilidad de comunicarse con los clientes para la gestión de cualquier tema administrativo.
A través de mensajes, de llamadas o del envío de correos electrónicos, la persona encargada de esta área tiene en sus manos la gestión de la comunicación de manera regular, siendo responsable de transmitir la esencia de la marca, con responsabilidad, compromiso y confiabilidad.
En definitiva, el Back Office es sinónimo de gestión, de estructura y organización, tan necesarias cuando pensamos no solo en el presente sino también en el futuro de nuestro negocio.
Si sientes que estás en esa etapa, y crees que te vendría bien un nuevo enfoque en el Back Office de tu modelo de negocio, no dudes en contactarme. ¡Nos encontramos en un próximo artículo!
