El camino del emprendimiento es todo menos fácil, ¿verdad?
No basta solo con tener una buena idea o una visión clara, sino que tendrás que armarte de disciplina, voluntad y trabajo para sacar tu proyecto adelante.
A lo largo de este camino, la realidad es que no siempre podemos solos con todas las tareas, y la sobrecarga se traduce en el descuido de las áreas que son verdaderamente importantes para hacer crecer nuestro negocio.
Llega ese día en el que sientes que necesitas ayuda, ha llegado el momento de delegar esas tareas que te roban calma, tiempo y lo que es más importante, no te dejan espacio para liberar tu mente, mejorar tu estrategia y seguir fidelizando clientes, que al final es lo que nuestros negocios necesitan.
Ese día te das cuenta que necesitas DELEGAR.
Si te identificas en estas líneas, sigue leyendo y conoce qué es un Asistente Virtual y cómo te puede ayudar en tu día a día.
Los negocios en el nuevo paradigma laboral
Hablar de qué es un Asistente Virtual es reconocer un cambio de paradigma laboral.
Las nuevas tecnologías han transformado nuestro entorno en todos los aspectos de nuestra vida.
Si nos paramos a pensar en cómo era la realidad de las empresas hace tan sólo una década o dos, nos encontramos con una visión totalmente distinta a la que estamos viviendo.
Largos horarios fijos en oficinas y contratos laborales que nos ataban.
Las tareas de administración o de Back Office estaban en manos de los asistentes administrativos o las secretarias.
Con la llegada de Internet a nuestras vidas y, sobre todo, la irrupción de la pandemia del Covid-19, el teletrabajo ganó espacios.
La adaptación a esta nueva forma de trabajar representó un reto para las grandes corporaciones hasta las pequeñas y medianas empresas.
Con esta nueva realidad como un escenario que ha llegado para quedarse, hablar de qué es un Asistente Virtual es hacer referencia a un colaborador que puede impactar de manera directa en la organización y optimización de los procesos de tu negocio.
Pero ¿Qué es un Asistente Virtual?
No, no estoy hablando de Siri, ni del asistente de Google.
Un asistente virtual o asistente personal online (cómo a mi me gusta definirlo) es un profesional que se enfoca en las tareas de asistencia y soporte en las diferentes áreas de un negocio.
En el caso de los emprendedores y las pequeñas y medianas empresas, colaborar con un asistente virtual es una pieza fundamental.
Su aportación puede simplemente marcar la diferencia entre mantener tu negocio estancado o poder seguir creciendo y escalando.
Son cada día más los emprendedores que consideran a su asistente virtual como su mano derecha y una pieza fundamental de su negocio.
El motivo es simple: si logras colaborar con el profesional indicado, podrás delegar las tareas de manera estratégica, liberando tiempo para dedicarte a esas áreas de tu negocio que sí generan resultados.
El tiempo es el mayor de los tesoros.
¿Cuáles son las funciones del Asistente Virtual?
La definición de qué es un Asistente Virtual pasa por las funciones que el profesional que elijas va a cumplir dentro de tu modelo de negocio.
En este sentido, la colaboración, la comunicación y la retroalimentación son los factores más importantes para que el trabajo entre ambos marche según sus expectativas.
¿Qué puedes esperar, en líneas generales, de tu asistente virtual?
Revisemos las siguientes funciones, que son las más comunes, aunque hay más.
- La documentación de procesos, que recoge todo el orden y funcionamiento del negocio. Documentar un proceso y tenerlo por escrito te ahorrará tiempo e inconvenientes. Te servirá como una guía, un mapa de tu negocio que te ayudará a identificar el estado actual de un proceso para poder mejorarlo. Si no documentas un proceso estarás perdiendo tiempo y caerás en el error de que se rediseñe cada vez que alguien lo repita.
- Soporte en edición de video, podcast e imágenes, fundamentales para mantener tu marca al día en el espacio de las redes sociales y demás plataformas digitales. Un asistente virtual que domine esta materia puede mejorar notablemente la imagen de tu marca, haciéndola lucir más profesional y atractiva para los posibles clientes.
- La maquetación de contenidos es otra de las grandes áreas en las que un asistente virtual puede mejorar tu negocio. Se trata de un aspecto que lleva horas de dedicación, que quizás tu no tengas por estar dedicándote a otra área del negocio. Si cuentas con la ayuda de un profesional para estas tareas, tu marca siempre se mantendrá al día en las plataformas digitales, cuidado de mantener la mejor imagen.
- La gestión del correo electrónico es parte de las primeras funciones que definen qué es un asistente virtual y de qué forma aporta al negocio. Respuestas a clientes y proveedores, y seguimiento de gestiones, resolución de incidencias…Creación de un sistema de email en el que todo esté estructurado, bien planificado y que ahorre tiempo.
- Gestión de la agenda es otra de las actividades en la que el asistente virtual suele apoyar al emprendedor, estableciendo horarios de reuniones y actividades.
- La atención al cliente es quizás de los puntos más importantes en los que el asistente virtual interviene. Por ejemplo, imagina que tienes una marca de trajes de baño, y que el foco de tu negocio está en el diseño y confección. Pero la atención de los canales de venta digitales es fundamental. A todos nos gusta que cuando adquirimos un producto o servicio, detrás haya una buena atención al cliente, una buena resolución de esas incidencias y dudas que nos puedan surgir, ¿verdad? Pero ¿cuánto tiempo te ha llevado la resolución de la última incidencia en tu negocio? Y si después de definir la manera de responder a tus clientes y establecer cómo actuar en cada caso, delegaras esta tarea?
- Temas como la facturación y la elaboración de informes de desempeño también pueden sumarse a las funciones de los asistentes virtuales.
¿Qué puedes esperar de tu Asistente Virtual?
Entre las ventajas de sumar a tu equipo de trabajo a un asistente virtual están:
- Poder concentrarte en los temas más esenciales del negocio.
- Tener mayor libertad de tiempo.
- Liberar tu mente y mejorar tu calidad de vida.
- Tener la confianza de que las áreas de tu negocio que has decidido delegar, están siendo gestionadas con profesionalidad y eficacia.
Pero también es importante que tengas claro cuáles son las expectativas de ambos, para que el trabajo marche de la mejor manera posible.
La persona que elijas como asistente virtual debe poder cumplir con aspectos los siguientes:
- Un buen manejo de las herramientas tecnológicas generales, y también las que se apliquen en concreto a tu modelo de negocio.
- Un verdadero compromiso con la colaboración, el trabajo en equipo de dos emprendedores que se apoyan en su carrera hacia el crecimiento y la calidad de vida.
- Un estilo de trabajo organizado, en el que se pueda hacer seguimiento a cada tarea y se cumplan con calidad.
- Buenas habilidades de comunicación tanto con los clientes, proveedores y demás vínculos del negocio, como contigo como emprendedor. Que sean capaces de entenderse siempre bajo los parámetros del diálogo y el respeto.
- Actitudes como proactividad, confianza, compromiso, atención al detalle y excelencia en el trabajo realizado.
En definitiva, hablar de qué es un Asistente Virtual es reconocer una de esas profesiones que no solo son prometedoras, sino que tienen un aporte incalculable en el desarrollo de otros emprendedores.
Si crees que tu marca o negocio tienen posibilidades de crecer, pero simplemente estás hasta el cuello de tareas, no dudes en contactarme.
Te invito a que tengamos una conversación, y pensemos juntos en las mejores maneras en las que puedo aportar valor a tu negocio. ¡Nos vemos en un próximo post!
