Cuando damos nuestros primeros pasos en el armado de un negocio propio, todo es energía, visión, trabajo y ganas de hacer las cosas. Y en ese camino, a veces no es mucha la atención que le prestamos a la planificación de tareas. Sin embargo, este aspecto es fundamental para la cultura organizacional de tu negocio, y para su escalabilidad futura.
Mientras más planifiquemos las estrategias y las acciones y tareas que nos lleven a concretarlas, mayores serán las probabilidades de éxito. Cuando planificamos con la mente en frío somos capaces de prever problemas futuros, de diagnosticar área de oportunidades y de debilidades y de accionar en función de ello.
Quiero invitarte a que profundicemos en el concepto de la planificación de tareas, su importancia para tu negocio y los principales pasos para empezar a ejecutarla con éxito.
¿Qué es la planificación de tareas?
Iniciamos aclarando el concepto básico de planificación de tareas, cuya implementación aportará a tu negocio sea cual sea el rubro en el que se desarrolle.
Se trata de un proceso a través del cual identificamos, organizamos y establecemos las actividades que se deben ejecutar dentro de una empresa.
Esta planificación permite a quien la hace tener una visualización general sobre las operaciones, estimando la duración de las tareas y el tiempo estimado para su ejecución.
Antes de entrar de lleno en el proceso de planificación de tareas, es importante que sigamos una serie de pasos previos, que garantizarán que acertemos en toda la dinámica posterior. Si nos comprometemos con la organización de nuestro negocio desde el primer día, las posibilidades de éxito a largo plazo serán mucho mayores.
6 pasos vitales para planificar tareas
1. Define los objetivos de la planificación de tareas
Si has tomado conciencia de la importancia que tiene este proceso para el presente y el futuro de tu negocio, es hora de que aprendamos juntos como ponerlo en práctica.
Lo primero en este sentido es definir cuáles son los objetivos que te impulsan a querer planificar las tareas de tu dinámica comercial. Pregúntate qué es lo que persigues con la planificación, cuáles son las metas que quieres alcanzar.
Y recuerda que tus objetivos deben ser idealmente SMART, que traducidos del inglés significa apostar por objetivos específicos, medibles, alcanzables, realistas y oportunos. Puede parecer simple a la escucha, pero se trata de un reto que no es tan sencillo de llevar a la práctica.
2. Fija plazos de ejecución
Otro paso vital para implementar con éxito la planificación de tareas en tu negocio, es fijar con claridad los plazos de ejecución.
Puedes establecer tareas diarias, semanales o quincenales, o según tu tipo de negocio, también podrás trabajar con proyectos de plazos más largos. Lo importante es que definas los tiempos, y de esta manera estarás también categorizando la urgencia y la importancia de cada acción a desarrollar.
3. Identifica los obstáculos
Tal como te contaba al inicio del artículo, una de las grandes fortalezas que la planificación de tareas aporta a nuestro negocio, es la posibilidad de identificar los obstáculos y amenazas a tiempo. Cuando planificamos podemos darnos cuenta de problemas en los procesos o de insuficiencia de recursos que podemos corregir sobre la marcha.
4. Identificar las habilidades requeridas
Y así como los permite darnos cuenta de los problemas, la planificación de tareas también es una excelente herramienta para dejarnos ver qué tipo de habilidades, cualidades o conocimientos necesitaremos para poner en marcha nuestras acciones.
De igual forma, sabremos si somos nosotros mismos o los miembros de nuestro equipo de colaboradores, los que poseen estas cualidades para ejecutar determinadas tareas.
5. Ubica a las personas
Nada es más importante en una organización que el factor humano. No importa se hablamos de una empresa de servicios publicitarios o de una fábrica de tornillos metálicos, las personas siempre serán el alma y el elemento más vital de toda empresa.
En este sentido, la planificación de tareas pasa también por identificar a esas personas o grupos con los que puedes establecer sinergias colaborativas para trabajar.
Puede que se trate de empleados, de colaboradores externos, de compañeros de rubro o de proveedores. Lo fundamental es que aprendamos a poner en práctica los conceptos de cooperar y delegar.
6. El desarrollo del plan de acción
Y cerramos este recorrido por los pasos para implementar la planificación de tareas en tu negocio, con el diseño y desarrollo del plan de acción.
Cuando te hablo de este concepto, me refiero a la bajada a tierra de toda la estrategia que ya has pensado. Se trata de un esquema de trabajo diario, que a modo de cronograma va guiando la evolución de tus tareas.
En el plan de acción no solo tendrás que incluir las labores a desarrollar, sino también el tiempo que te llevará cada una de ellas, las personas que puedan involucrarse, los recursos que necesites, los obstáculos que puedan presentarse y sus posibles soluciones.
Si estás pensando en el presente y el futuro de tu negocio, y considerando que la planificación de tareas es un aspecto que deberías empezar a desarrollar, no dudes en contactarme y trabajemos juntos. Estaré encantada de acompañarte en ese proceso. ¡Nos encontramos en un próximo tema!
