Cuando damos los primeros pasos en el mundo del emprendimiento, lo más probable es que el tema de la gestión documental no nos ocupe en demasía. Estaremos enfocados en diseñar el producto, en el marketing y el impulso a las ventas. Pero a medida que el tiempo pasa y las operaciones crecen, los archivos que se van acumulando en la diaria pueden convertirse en un problema, si no llevamos un adecuado registro sobre ello.
Imagina que se te ha presentado un reclamo por una venta que has hecho hace un mes, pero en el mar físico o digital de tus documentos, simplemente no encuentras la factura o el comprobante de esa operación. Situaciones como ésta pueden repetirse con frecuencia en los negocios que no prestan atención a la gestión y organización de sus documentos, alcanzando diferentes niveles de gravedad.
En esta oportunidad quiero hablarte sobre qué es la gestión documental, cuáles son los aportes que este proceso genera en el funcionamiento de un negocio, y las mejores formas de ponerla en práctica. ¡Empecemos!
¿Qué es la gestión documental?
Cuando hablamos de gestión documental nos referimos a un proceso y conjunto de normas que son empleados para categorizar y almacenar todos los documentos que se van generando en el día a día de un negocio.
En palabras simples, sería el proceso de gestión y almacenaje de los documentos que realiza y recibe una organización, de modo que estén siempre fáciles de ubicar y a disposición de quien los requiera.
Cuando los negocios están empezando, la gestión de documentos puede resultar simple y cotidiana. Pero a medida que vas cerrando operaciones, comprando materia prima, facturando, enviando cotizaciones, contratos de servicios y demás actividades propias del diarismo, el volumen de documentos va creciendo rápidamente.
Y como bien sabemos, la organización es una de las claves más importantes para el funcionamiento de un negocio, y esto también se deja ver en la forma en la que gestiona su información.
Tal como ha ocurrido con prácticamente todos los procesos de negocios, la irrupción de la tecnología ha transformado también las formas de llevar una organización y gestión documental. Los mobiliarios para archivo físico que requerían cada vez de más y más espacios, se han ido combinando y sustituyendo por herramientas de archivo digital, bastante más ecológicas e incluso seguras.
De acuerdo a tu tipo de negocio, podrás acceder a la herramienta de gestión documental que mejor se adapte a los volúmenes que manejas hoy, a tus proyecciones de crecimiento y a tus expectativas.
¿Cuál es la utilidad práctica de este proceso?
Incorporar políticas y métodos de gestión documental en tu negocio, se traduce en organización, pulcritud y eficacia a la hora de gerenciar. En concreto, te permitirá mantener cubiertos los siguientes aspectos.
- Conservarás los documentos valiosos, aquellos que son imprescindibles para la empresa. Los tendrás identificados y los mantendrás al alcance cuando los requieras.
- Podrás recuperar información de transacciones pasadas, lo que te permite una amplia visualización sobre el historial de la empresa, en caso de que requieras consultar un documento emitido o recibido.
- La gestión documental también te permite establecer criterios sobre la información que almacenas. Si bien hay datos que deben ser preservados en el tiempo, hay otros de los que puedes prescindir al cabo de un período determinado. En este sentido, el proceso también te ayuda a definir los criterios de eliminación de información que ya no es requerida por la empresa.
Los tipos de sistemas de gestión de documentos
Cuando hablamos de gestión documental, se aprecia con claridad la evolución tecnológica de la que te hablaba hace algunas líneas. En el pasado la manera de clasificar este trabajo era en el formato físico (los documentos en papel y en un almacén), en formato digital (documentos electrónicos subidos a un servidor), y el formato híbrido, una combinación de ambas opciones.
Ahora bien, en la actualidad los medios físicos han quedado rezagados a una mínima expresión. El criterio más común empleado en la actualidad para la gestión documental es netamente operativo, y pasa por los siguientes aspectos.
- El almacén, que vendría a ser el lugar en el que se ubican los archivos digitales. De acuerdo a las dimensiones de la empresa, puede almacenarse información en la nube, o también en servidores que pueden ser tanto ajenos como locales.
- El cifrado, que determina el estado y el acceso a los documentos en el servidor. Hay documentos que pueden no estar cifrados, aunque siempre necesitarán que se dé acceso a ellos. Pero otros, los más importantes o de información delicada, generalmente se guardan bajo un cifrado encriptado.
- El formato es el último aspecto a considerar en la gestión documental. Y acá entramos en un campo en el que existen muchísimas variaciones. A modo general podemos decir que existen dos grandes grupos de documentos: los modificables, que están sujetos a ediciones constantes, y los no modificables, que permanecen tal y como fueron subidos.
En definitiva, la gestión documental es sinónimo de organización y una herramienta que te permite gestionar mejor tu empresa, tener siempre claros los datos importantes y concentrarse entonces en su crecimiento.
Si requieres de ayuda profesional para poner en marcha un sistema de organización y gestión de documentos, no dudes en contactarme y empecemos a trabajar juntos. ¡Nos encontramos en un próximo artículo!
